电子表格

摘要

本节将会为您简要介绍 OpenOffice.org Calc 的电子表格功能。

我们认为您已经知道了为什么要使用电子表格,并且不想深入到应用程序特定的功能(如会计、财务、试算等等)。

何为电子表格?

电子表格是会计记帐簿和计算机的电子替代产品。这类软件通过行列标识根据先前输入的数据进行数学计算。现在,电子表格比以前要完成更多的功能,因为人们经常使用它来执行简单的数据库功能,或者绘制统计图表,尽管这并不是电子表格软件原来的用途。

图形 11.2. 行、列和单元格

行、列和单元格

行的编号依次为 12、3……。列的编号依次为 A……ZAAAB……。行列的交集称为单元格,而单元格的名称就以行列属性组成,如:C3(如图形 11.2, "行、列和单元格"所示)。

使用电子表格

OpenOffice.org Calc 是企业级的电子表格程序,其中包含的特性远远超出本文档所述的内容。请参看"更进一步"中关于如何充分利用 OpenOffice.org Calc 的信息。

下面的几小节将会简要介绍一些基本的功能,比如在电子表格中输入数据和公式,以及添加代表数据的图表。其中会用到一个假象公司的月度收支表。

输入数据

要在单元格中输入数据(文字或数字),请使用光标键找到该单元格,或者单击该单元格,然后在其中输入数据,完成后请按 Enter 键。您还可以使用 Tab 键或 Shift-Tab 键移动到右侧或者左侧的单元格。

自动补全功能能够简化数据输入。自动补全会根据当前单元格中的值"猜测"下个单元格中的值。这一功能不仅适用于数值数据,还是适用于一周之内的天数,一年中的月份,等等。一般说来,可关联到一系列连续整数的任何数据都可以通过自动补全输入。

图形 11.3. 使用自动补全简化数据输入

使用自动补全简化数据输入

要使用自动补全,请将您的鼠标放到单元格的"填充柄"(单元格边框右下角的小黑方块)上,拖曳该填充柄即可。单元格值将会以工具提示的形式显示出来(参见图形 11.3, "使用自动补全简化数据输入")。只要显示的是您想要得到的值,放开鼠标就可以填充相应的单元格了。

单元格数据还可以按照不同的条件排序(按行还是按列取决于您组织数据的方式)。要完成这一操作,首先选择您想要排序的单元格,然后从菜单中选择数据->排序即可打开排序选项对话框。

[Tip]提示

请确定您也选择了作为数据"标题"的行列(在我们的例子中,就是包含月份名称的 B 列),这样可以更方便地指定排序数据的规则。

排序条件标签中,选择作为排序依据的行/列,以及升序降序的排序方式。选项标签包含了自定义排序设置,如是否执行区分大小写的排序以及排序方向(按行方向就是自上至下,按列方向就是自左至右),等等。当您对选项满意之后,请单击确定按钮,选中单元格就排好序了。

添加公式

公式可让电子表格变得更加"自动",也可让您执行像复数模拟这样的操作。要在单元格内输入公式,请在单元格的所有内容之前添加 = 符号开头的单元格。其它内容都会被认为是"静态"数据。

所要进行的操作以代数式的形式给出。例如,=3*A25+4*(A20+C34/B34) 就是用单元格 C34 的值除以单元格 B34 的值,所得商加上 A20 的值,把和的 4 倍加在单元格 A253 倍上。如此这般,可以用简单表达式作为基础逐步构造复杂的表达式。

OpenOffice.org Calc 为您提供了很多预先定义的函数,您可在公式中自由使用。日期时间、数学、统计、金融、逻辑和其它种类的函数应有尽有。要想了解具体函数,您可以从菜单中选择插入->函数,或者按 Ctrl-F2 键。

[Note]

KDE 下,Ctrl-F2 按键组合将会切换到第二个桌面,所以您可以想要对 KDE 的快捷键进行重新定义,这样才能够使用快捷键调用 OpenOffice.org Calc 的函数向导。

图形 11.4, "在公式中使用函数"显示了如何对选中范围的单元格应用 AVERAGE 函数来计算机平均值。请注意,使用 : 字符可以在函数中指定连续范围的单元格。

图形 11.4. 在公式中使用函数

在公式中使用函数

图表:更简单地解释数据

如果电子表格中所包含的信息太多,那么要想了解数据之间的关系将会变得异常困难:数字太多,每个数字所代表的含义也十分有限。要想表示这种数据,最好是使用图表。

和所有的数据分析函数一样,您必须先选择要在图表中显示的数据区域。所以,您应该先选中单元格区域,然后从菜单中选择插入->图表...,以启动图表向导。

图形 11.5. 选择图表类型

选择图表类型

在图表向导的第一页做出选择并单击下一步 >>按钮之后,您会看到选择图表类型页(如图形 11.5, "选择图表类型",目前选中了三位柱形图)。请选择您喜欢的图表类型,然后单击下一步 >>,之后您需要指定与该类型相关的一些设置。设置完成后单击下一步 >>可选择图表的最终选项,比如图表标题、坐标轴标题等等。请做出您的选择,然后单击创建就可在电子表中创建并插入一个图表了(见图形 11.6, "工作表中的立体统计图")。

图形 11.6. 工作表中的立体统计图

工作表中的立体统计图
[Tip]提示

图表的内容会工作表数据的变化实时做出相应的修改。

[Tip]提示

用鼠标右键单击插入的图表,可弹出一个菜单,其中包含了可更该许多图表参数的选项。例如,双击图表标题即可修改之。

更进一步

如果您想要获得关于学习使用 OpenOffice.org Calc 的更多信息,您应该看看 OpenOffice 支持网站上的教程。

同时,别忘了多看看 OpenOffice.org Calc 的在线帮助,您可通过帮助->目录菜单访问。您肯定能找到问题的答案。帮助主题可通过目录、索引以及全文搜索工具访问。

结论

电子表格简化了许多统计和数值数据相关的任务。几乎全世界都在使用电子表格软件,便利店的店长会用它管理库存,会计事务所也会用它编写广泛深入的数据报告。

OpenOffice.org Calc 为高级用户提供了十分强大的功能。您可以将其当成简单的数据库,甚至为其重新编写界面。通过它,您还可以转换数据格式、定义模板等等。OpenOffice.org Calc 是一个非常强大的应用程序,绝对值得一试。