Résumé
Cette section constitue une rapide introduction aux fonctionnalités du tableur OpenOffice.org Calc. Une autre très bonne alternative est gnumeric, le tableur du projet GNU.
Nous supposons que vous savez pourquoi vous voulez utiliser un tableur, et ne rentrerons pas dans le détail des multiples applications possibles (comptabilité, finances, simulations, statistiques, etc.).
Les tableurs ou feuilles de calcul (spreadsheet) sont le pendant électronique du grand livre d'un comptable. Ces logiciels utilisent colonnes et lignes pour permettre l'application de calculs mathématiques sur des données déjà insérées. De nos jours, il est possible de faire une panoplie d'opérations impressionnantes avec un tableur, comme une base de données très simple ou un générateur de diagrammes et graphiques, même si ce n'est pas là leur domaine de prédilection.
Les lignes sont nommées numériquement 1, 2, etc. Les colonnes sont quant à elles nommée alphabétiquement A, ..., Z, AA, AB, etc. L'intersection d'une ligne et une colonne s'appelle une cellule, elle est désignée par son nom de colonne et de ligne, par exemple: C3 (dans l'illustration Figure 11.4. Lignes, colonnes et cellules).
Les tableurs, aussi étonnant que cela puisse sembler aujourd'hui, ont joué un rôle crucial dans le développement des ordinateurs personnels et de bureau. Ils constituaient pour beaucoup de sociétés l'application incontournable justifiant l'achat d'un ordinateur.
OpenOffice.org (anciennement StarOffice) est une suite office populaire depuis quelques années déjà sous GNU/Linux. Avec la création de OpenOffice.org, les auteurs ont remodelé les fondations de StarOffice en utilisant des composants libres ; ils ont également introduit le format de fichier natif XML. Le potentiel de cette suite office est maintenant irréfutable. OpenOffice.org Calc se veut la partie tableur de cette suite.
Pour démarrer OpenOffice.org, accédez au menu -> -> depuis le menu principal.
À partir de n'importe quelle application de OpenOffice.org, vous pouvez aussi accéder au sous-menu -> -> pour ouvrir une feuille de calcul vierge.
Il s'agit de la barre de style commune à toutes les applications OpenOffice.org pour modifier la police, couleur, alignement, etc. des données de l'application.
Utiliser cette barre pour écrire ou modifier une formule dans une cellule.
la feuille de calcul proprement dite sur laquelle entrer et afficher les données : nombres, dates, formules, images, etc.
En cliquant sur ce bouton situé dans le coin supérieur droit de la zone de travail, vous sélectionnerez toutes les cellules d'un seul coup. C'est utile si vous désirez appliquer des changements (de style notamment) «globaux» sur toute la feuille. Par exemple, en changeant la taille des polices à 10 points (pts).
Un document de feuille de calcul peut comporter plusieurs feuilles. Utilisez ces boutons pour naviguer facilement d'une feuille à l'autre. De gauche à droite nous avons : Aller à la première feuille, Aller à la feuille précédente, Aller à la feuille suivante et Aller à la dernière feuille.
Vous pouvez utiliser les onglets des feuilles pour aller directement à une feuille en particulier.
OpenOffice.org Calc est une application prête pour les milieux professionnels les plus exigeants. Cette application inclut de nombreuses fonctions nettement au-delà des objectifs de cette section. Consultez la section intitulée “Pour aller plus loin” pour voir comment apprendre à vous servir à fond de OpenOffice.org Calc.
Les sections qui suivent vont aborder les fonctions de base pour insérer des données et des formules, puis créer des diagrammes pour représenter ces données. Un exemple imaginaire d'un livre de comptes mensuel succinct d'une société sera utilisé.
Pour entrer des données dans une cellule (texte ou chiffres), utilisez les touches fléchées pour vous déplacer sur la cellule voulue ou cliquez sur cette cellule. Tapez ensuite vos données au clavier, et pressez la touche Entrée lorsque vous avez terminé. Vous pouvez aussi utiliser les touches de Tabulation ou Shift-Tab pour vous déplacer respectivement sur la cellule de droite ou du bas.
La fonctionnalité d'auto-complètement (auto-completion) facilite l'entrée de données. Le programme va essayer de «deviner» les données à insérer dans la cellule suivante en fonction de la cellule courante. Cela fonctionne non seulement pour les données numérique mais aussi pour les jours de la semaine, les mois de l'année, etc. De manière générale, tout type de données pouvant se ramener à une série d'entiers consécutifs pourra être reconnu.
Pour utiliser l'auto-complètement, sélectionnez la cellule de base, puis cliquez sur la «poignée» de la cellule (située sur le coin droit bas du bord). Faites alors glisser votre souris en maintenant le bouton appuyé. La valeur des nouvelles cellules sera affichée dans une bulle (voir Figure 11.6. Simplifier l'entrée de données en utilisant l'auto-complètement). Une fois que vous avez atteint la dernière cellule à remplir, relâchez le bouton de la souris et les cellules seront remplies.
Les cellules peuvent aussi être triées en fonction de divers critères (en colonnes ou lignes selon l'organisation de vos données). Pour ce faire, commencez par sélectionner la zone de cellules que vous souhaitez trier, puis ouvrez la boite de dialogue de tri en choisissant le menu -> .
Assurez vous de sélectionner aussi les cellules qui servent d'en-tête aux données (dans notre exemple la colonne B qui contient le nom des mois) de façon à ce que celles-ci suivent aussi le tri des données.
Dans l'onglet Critères de tri sélectionnez les lignes ou colonnes devant servir de critère de tri, puis l'ordre de tri Croissant ou Décroissant. L'onglet Options propose des paramètres de tri personnalisés, de faire un tri selon la casse (majuscule/minuscule) ou non et la direction du tri (de haut en bas pour les données disposées en colonnes et de droite à gauche pour les données disposées en lignes), etc. Cliquez sur le bouton lorsque vos critères de tri sont choisis, et le tri sera effectué.
Les formules sont utilisées pour «automatiser» la feuille de style, vous permettant par exemple de lancer des simulations. Dans les cellules, les formules sont définies en rentrant le signe =. Tout le reste est traité comme des données «statiques».
Les opérations sont décrites en utilisant la notation algébrique conventionnelle. Par exemple =3*A25+4*(A20+C34/B34) divise la valeur de la cellule C34 par celle de la cellule B34, ajoute la valeur de la cellule A20 au résultat, multiplie ce dernier par 4 puis ajoute 3 fois la valeur de la cellule A25. Ainsi, des expressions assez complexes peuvent être simplifiées en utilisant des expressions plus simples à la base.
OpenOffice.org Calc propose un grand nombre de fonctions prédéfinies utilisables dans les formules. Il existe des fonctions en rapport avec la date et l'heure, les mathématiques, les statistiques, la finance, la logique, etc. Explorez toutes ces fonctions avec l'AutoPilote de fonctions depuis le menu -> .
Sous KDE, la combinaison de touches Ctrl-F2 vous permet d'aller au bureau virtuel numéro 2. Vous voudrez peut-être redéfinir ce raccourci clavier afin de pouvoir utiliser l'autoPilote de OpenOffice.org Calc.
Figure 11.7. Utilisation d'une formule montre la fonction AVERAGE appliquée à la zone de cellules sélectionnée pour calculer leur valeur moyenne. Notez l'utilisation du signe : pour désigner une plage contiguë de cellules dans la fonction.
Lorsqu'une feuille de calcul contient beaucoup d'informations, il devient difficile de cerner les relations entre les différents types de données : trop de chiffres et pas assez de sens. La meilleure façon de résoudre ce problème se trouve dans l'utilisation des graphiques.
Comme pour toutes les fonctions d'analyse de données, il faut préalablement sélectionner les données que vous souhaitez afficher dans le diagramme. Sélectionnez donc une zone de cellules puis choisissez le menu -> pour afficher l'assistant pour les diagrammes.
Après avoir confirmé la sélection dans la première page de l'assistant en cliquant sur le bouton , vous verrez la page de sélection du type de diagramme (dans Figure 11.8. Choix du type de diagramme, un diagramme en barre 3D est choisi). Faites votre choix et passez à l'étape suivante ( ) pour afficher des variantes du choix initial. Faites vos choix et vous pourrez à l'étape suivante choisir les options finales du diagramme comme son titre, le titre des axes, etc. Cliquez sur lorsque vous avez fini pour insérer le diagramme sur la feuille (voir Figure 11.9. Un diagramme 3D dans une feuille de calcul).
Si vous souhaitez en apprendre plus sur le fonctionnement de OpenOffice.org Calc, vous devriez consulter le tutoriel disponible sur le site OpenOffice Support.
N'hésitez pas non plus à vous reporter à l'aide en ligne de OpenOffice.org Calc accessible grâce au menu -> . Vous y trouverez la réponse à toutes vos questions. Les sujets sont accessibles par la table des matières, mais aussi par l'index et il y a un outil de recherche contextuel.
Les feuilles de calcul simplifient immensément la tâche du comptable ou toute autre tâche faisant intervenir des chiffres. Elles sont utilisées partout dans le monde, du propriétaire du magasin du coin de la rue qui gère ses horaires, aux plus grandes firmes de comptabilité, qui les utilisent pour produire leurs rapports.
OpenOffice.org Calc offre des fonctionnalités avancées pour les utilisateurs expérimentés. Vous pouvez l'utiliser comme simple base de données ou y programmer un interface complète d'application numérique. Vous pouvez aussi convertir les formats, définir des modèles, etc. OpenOffice.org Calc est une application puissante et souple et restera incontournable encore de longues années.