Traitement de texte

Résumé

Cette section vous donnera un bref aperçu des fonctionnalités du traitement de texte OpenOffice.org Writer. Plusieurs options existent pour les traitements de texte dits WYSIWYG (What You See Is What You Get, soit «Ce que vous voyez est ce que vous obtenez»). Vous pourriez utiliser KWord, StarOffice Writer, AbiWord, etc. Nous miserons toutefois sur OpenOffice.org Writer.

Note

Afin de rendre la lecture de ce chapitre plus facile, nous alternerons entre l'acronyme populaire OOo, et le nom très long quoique correct qu'est OpenOffice.org.

Qu'est-ce qu'un traitement de texte ?

Une des tâches les plus courantes sur un ordinateur est d'utiliser un traitement de texte. C'est le remplacement moderne de la machine à écrire. Ce type de logiciel vous permet d'écrire en utilisant plusieurs types de police, des alignements de paragraphe, des tableaux, des images, des listes, etc.

Les traitements de texte proposent aussi des fonctions de publication. Toutefois, elles sont assez limitées : la précision des mesures est relative, le positionnement d'images autour d'un texte donné ou d'un tableau s'avère difficile, etc.

OpenOffice.org Writer

OpenOffice.org Writer constitue la partie traitement de texte de la suite OpenOffice.org. OpenOffice.org Writer prend en charge les formats populaires, ce qui facilite la transition et assure la compatibilité entre les suites bureautiques.

Ouvrir OpenOffice.org Writer

Pour démarrer OpenOffice.org Writer, choisissez Bureautique->Traitements de texte->OpenOffice.org Writer depuis le menu principal.

Vous pouvez également l'ouvrir depuis n'importe quelle application de la famille OOo, en sélectionnant Fichier->Nouveau->Document texte, ce qui ouvrira une fenêtre OpenOffice.org Writer contenant un document vide.

Note

La première fois que vous démarrez OOo, un dialogue propose d'enregistrer votre logiciel. En remplissant un court questionnaire, vous aiderez les développeurs de OpenOffice.org à mieux connaître leurs utilisateurs et obtenir des remarques pour améliorer OpenOffice.org. Vous êtes encouragé à répondre au questionnaire si vous avez une connexion Internet, mais vous pouvez ignorer cette étape sans aucune conséquence pour votre utilisation de OpenOffice.org.

L'interface de OpenOffice.org Writer

Figure 11.1. La fenêtre principale de OpenOffice.org Writer

La fenêtre principale de OpenOffice.org Writer
Barre de mise en forme

Voici la barre de mise en forme standard pour toutes les applications OpenOffice.org. Elle est utilisée pour changer les types de police, les couleurs, l'alignement, etc.

Règle

Elle définit la position «horizontale» du texte et des éléments de mise en page. Elle est très utile lorsque vous voulez régler des tabulations ou des indentations de paragraphe.

Aire de travail

Espace où vous entrez le contenu de votre document : mots, nombres, images, tableaux, hyperliens, etc.

Point d'insertion

Tous les caractères que vous taperez seront placés à gauche de ce point. Le point d'insertion est également appelé «curseur».

Styliste

Cliquez sur n'importe quel style affiché dans cette liste pour changer le style actuel associé au texte sélectionné. Si aucun texte n'est sélectionné, le style s'appliquera au document en entier.

Style de page

La taille de la page, les marges, l'orientation du texte, etc., définissent le style d'un document. Le style de page peut être modifié par l'entremise du menu Format->Page. Vous pouvez utiliser un des styles prédéfinis ou en personnaliser un vous-même.

Zoom

Affiche le niveau de zoom associé à l'affichage de page, 100% par défaut. Vous pouvez le réduire à 50%, par exemple, pour obtenir un aperçu de la mise en page de votre document. Toutefois, la fonctionnalité d'aperçu de page (plus d'information là-dessus un peu plus loin) constitue une meilleure façon de faire.

Mode d'insertion

Lorsque le terme RFP apparaît, les caractères que vous taperez écraseront ceux déjà existants au point d'insertion. Lorsque INS apparaît (le mode par défaut), le texte déjà existant au point d'insertion ne sera pas écrasé par les caractères que vous entrerez, ils seront «insérés».

Utilisation du traitement de texte

Styles

De manière générale, les utilisateurs de traitement de texte perdent beaucoup de temps à formater leur document (changer l'alignement des paragraphes, le type de police, la taille du document, etc.) au lieu de se concentrer sur leur structure et leur contenu.

L'utilisation de styles permet une certaine approche mettant l'emphase sur la structure, tout en «normalisant» le formatage et la mise en page d'un document, et en facilitant la génération et l'entretien d'une table des matières (TDM). Sous OpenOffice.org Writer, les styles sont gérés par l'entremise du Styliste.

Cliquez sur cette icône de la barre d'outils pour accéder au Styliste. Vous pouvez également l'ouvrir en choisissant Format->Styliste depuis la barre de menu, ou en appuyant sur la touche F11.

Note

Si le Styliste est déjà activé, toutes les actions susmentionnées auront pour effet de le fermer.

Tableau 11.1. Styles suggérés

Lorsque vous voulez utiliser...Appliquez le Style...
Titre de chapitreTitre 1
Titre de sectionTitre 2
Titre de sous-sectionTitre 3
Titre de sous-sous-sectionTitre 4
ParagrapheStandard, Corps de texte, Alinéa
Item de listeStandard, Corps de texte, Alinéa

Utilisez les styles décrits dans Tableau 11.1. Styles suggérés en tant que guide. Choisissez la région de votre document auquel vous voulez appliquer un style précis et, dans la fenêtre du Styliste, double-cliquez sur le style de votre choix.

Astuce

Les styles que vous utilisez depuis le Styliste deviennent disponibles dans la liste contextuelle (soit la première dans le la barre de mise en forme). Ainsi, les styles que vous utilisez le plus fréquemment deviennent aisément disponibles.

Marges

Vous pouvez toujours les ajuster manuellement avec la règle, mais si vous voulez formater un texte long, ce n'est pas la meilleure solution. C'est là que le Styliste entre en jeu.

En cliquant sur cette icône dans le Styliste, vous accéderez à la section de formatage de page du Styliste. Premièrement, faites une copie du style Standard :

  1. Faites un clic droit sur l'item Standard du styliste.

  2. Choisissez Nouveau... depuis le menu qui apparaîtra.

  3. Assignez un Nom à votre nouveau style. Dans notre exemple, nous utiliserons le nom de style Copie défaut.

  4. Cliquez sur OK pour insérer votre nouveau style dans la liste de styles disponibles.

Ensuite, faites un clic droit sur le style que vous venez de créer et choisissez Modifier... depuis le menu contextuel. La fenêtre Style de page: Copie défaut apparaîtra. Ouvrez l'onglet Page et modifiez les marges comme bon vous semblera.

Note

Cette opération peut également se faire par l'entremise du menu Format->Page.

En jetant un œil sur la fenêtre Styles de page : Copie par défaut, vous aurez probablement remarqué que vous pouvez modifier plusieurs éléments tels que l'Arrière-plan, l'En-tête, le Pied de page, etc. Par exemple, si 90 % de votre travail avec un traitement de texte se résume à l'écriture de lettres d'affaires, vous pourriez régler ces éléments tout de suite, vous épargnant ainsi beaucoup de temps.

Avertissement

Notez qu'une fois que vous aurez modifié les réglages de formatage par défaut, vous enregistrerez par-dessus ceux réglés originellement. Si vous croyez avoir fait une erreur en changeant les réglages par défaut, cliquez simplement sur le bouton Réinitialisation pour revenir aux réglages originels.

Listes

Il arrive que certains paragraphes abritent des listes d'éléments qui servent à énumérer les propriétés d'un objet (liste «ordonnée» ou «à puce»), ou à décrire les étapes nécessaires pour accomplir une tâche donnée (liste «ordonnée» ou «numérotée»).

En cliquant sur ce bouton, vous transformerez le texte sélectionné en liste non ordonnée. En choisissant les items de la liste en accédant au menu Format->Numérotation/puces..., vous pourrez changer le type de puce depuis un ensemble prédéterminé. N'hésitez pas à explorer les autres options.

En cliquant sur ce bouton, vous transformerez le texte sélectionné en liste ordonnée. Les mêmes règles que pour les listes non ordonnées s'appliquent en ce qui a trait au format de numérotation.

Mise en page en plus d'une colonne

En choisissant Format->Colonnes, vous ouvrirez un menu contextuel tel qu'illustré dans Figure 11.2. Menu d'options pour les colonnes de texte, ce qui vous permettra de disposer votre texte en plusieurs colonnes.

Figure 11.2. Menu d'options pour les colonnes de texte

Menu d'options pour les colonnes de texte

Ces options parlent d'elles-mêmes. Faites votre sélection et cliquez sur OK pour appliquer vos modifications.

Table des matières

Afin de donner un look professionnel à votre document, vous pouvez créer une table des matières (ou TDM) ainsi qu'un index. OpenOffice.org vous permet de faire cela facilement.

Figure 11.3. Table des matières

Table des matières

L'image dans Figure 11.3. Table des matières montre comment la TDM pour un document type sera affichée.

Note

Même si les éléments de la TDM peuvent être insérés manuellement, il est fortement recommandé d'utiliser les styles afin que la TDM soit constante et facile à entretenir.

Admettons que vous vouliez insérer une TDM au début de votre document et que vous ayez utilisé les styles suggérés dans Tableau 11.1. Styles suggérés. Faites un saut de page au tout début de votre document en appuyant sur les touches Ctrl-Enter.

Puis, en choisissant Insertion+Index->Index depuis la barre de mise en forme, le menu d'options de table des matières et d'index apparaîtra. Assurez-vous que le champ Type est réglé à Table des matières et que la boîte Protégé contre toute modification manuelle soit cochée. Remplissez les champs de titre ainsi que les autres options et lorsque vous serez satisfait des options choisies, cliquez sur OK pour insérer la TDM.

Si vous continuez à ajouter du contenu à votre document («structurel» ou «essentiel»), vous devrez actualiser la table des matières, afin que vos ajouts et modifications soient pris en compte. Pour ce faire, cliquez sur n'importe quelle partie de la TDM, puis faites un clic droit et choisissez Actualiser l'index depuis le menu qui apparaîtra.

Index

Pour indexer les termes importants de votre document, procédez de façon similaire à celle utilisée dans l'exemple de la table des matières :

  1. Choisissez le mot que vous désirez indexer.

  2. Accédez au sous-menu Insertion->Index->Entrée...

  3. Dans le champ Index, choisissez Index lexical.

  4. Lorsque vous aurez terminé d'entrer tous les termes que vous désirez indexer, générez la table d'index en accédant au sous-menu Insertion->Index->Index

    Astuce

    Souvenez-vous de choisir un Titre et un Type à l'Index lexical. Aussi, souvenez-vous qu'un index se place à la fin d'un document.

En-têtes et pieds de page

Par défaut, ils sont communs à toutes les pages d'un document. Utilisez-les pour décrire certains aspects du contenu d'un document, par exemple, le numéro de page, le nombre total de page, le titre d'un chapitre ou d'une section, le titre d'un document, etc.

Après avoir inséré un en-tête (Insertion->En-tête->Standard) ou un pied de page (Insertion->Pied de page->Standard), tapez le texte pertinent pour l'un et l'autre de ces composants. Vous pouvez aussi utiliser le menu Insertion->Champ pour composer des en-têtes et des pieds de page.

Pour aller plus loin

Si vous souhaitez en apprendre plus sur le fonctionnement de OpenOffice.org Writer, vous pouvez consulter ce Tutoriel.

N'hésitez pas non plus à vous reporter à l'aide en ligne de OpenOffice.org Writer accessible grâce au menu Aide->Sommaire. Vous y trouverez la réponse à toutes vos questions. Les sujets sont accessibles par la table des matières, mais aussi par l'index et il y a aussi un outil de recherche contextuel.

Astuce

OpenOffice.org Writer est capable d'exporter vos documents au format PDF (Fichier->Exporter au format PDF ...). Cela permet de communiquer vos documents dans le célèbre format Adobe® Reader®.

Conclusion

L'interaction avec un traitement de texte peut être considérée comme une des tâches les plus effectuées avec un ordinateur personnel. Comme vous avez pu le lire, OpenOffice.org Writer ne vous fournit pas seulement les outils pour créer des documents simples ou complexes : il est également compatible avec les autres formats de fichiers bureautique. Nous espérons que vous apprécierez OpenOffice.org Writer !